Mi bandeja de entrada de Outlook fue un desastre antes de comenzar a usar estos 3 trucos

A nadie le gusta el correo electrónico, pero ninguno de nosotros puede vivir sin él. Si te has encontrado luchando por administrar correos electrónicos entrantes, he encontrado que estos tres consejos son inmensamente útiles.

• usa una regla avanzada
• Crea tu propio paso rápido
• Use reglas para organizar correos electrónicos entrantes
• Configure pasos rápidos para tareas repetitivas
• Haga que los correos electrónicos estén explotados con formato condicional

Contenido

• Use reglas para organizar correos electrónicos entrantes
• Configure pasos rápidos para tareas repetitivas
• Hacer que los correos electrónicos estén explotados con formato condicional

Ya sea que desee mover automáticamente los mensajes, realizar varias acciones con un solo clic o hacer que los correos electrónicos que necesiten atención se destaquen entre el resto, estos consejos de Microsoft Outlook lo tienen cubierto.

Use reglas para organizar correos electrónicos entrantes

Para organizar correos electrónicos a medida que llegan, puede configurar reglas en Outlook. Por lo tanto, puede mover un correo electrónico a una carpeta, marcar uno para hacer un seguimiento, marcar un mensaje como leído y más. La mejor parte es que todo se hace automáticamente.

Paso 1 : Vaya a la pestaña Home, seleccione la flecha desplegable Rules y elija create Rule.

Paso 2 : en el cuadro que se abre, tiene algunas opciones rápidas que puede elegir para el correo electrónico seleccionado.

Para la condición, puede elegir desde el remitente, la línea de asunto o enviar a una dirección de correo electrónico específica. Para la acción, puede elegir mostrar la ventana de alerta, reproducir un cierto sonido o moverse a una carpeta.

Paso 3 : Si lo que ve en el cuadro se adapta a lo que desea hacer, simplemente marque las casillas para ver las condiciones y acciones que desea y elija OK.

usa una regla avanzada

Como alternativa, puede elegir entre una mayor variedad de condiciones y acciones si lo desea.

Paso 1 : Seleccione Advanced Options en el cuadro Crear reglas.

Paso 2 : Luego puede elegir entre 30 condiciones, como si el correo electrónico está marcado, tiene un archivo adjunto o es una respuesta automática.

Marque la casilla (es) para ver las condiciones que desea usar y luego seleccione el texto azul vinculado para completar las variables. Elija next.

Paso 3 : Luego verá alrededor de 20 acciones que puede tomar. Realice lo mismo verificando los cuadros (s) de acción (s) que desea usar y seleccionando el texto azul para completar los detalles necesarios. Elija next.

Paso 4 : Si hay alguna excepción a la regla que desea agregar, puede hacerlo a continuación. Marque esas casillas, complete los detalles del texto azul y elija NEXT.

Paso 5 : Finalmente, dé un nombre a su regla, marque si desea o no ejecutar la regla de inmediato y elegir finish.

Una vez que tenga su regla configurada, puede sentarse y dejar que Outlook organice esos correos electrónicos entrantes para usted. Al tomar solo unos minutos para crear una regla, puede ahorrar tiempo a largo plazo.

Para ver, editar o eliminar una regla más tarde, vaya a Home> Rules> Manage Rules & Alerts.

Configure pasos rápidos para tareas repetitivas

Outlook ofrece una característica llamada Quick Steps que puede acelerar las tareas que realiza una y otra vez. Similar a las reglas, los pasos rápidos le permiten elegir una o más acciones que desee realizar por correo electrónico. Pero en lugar de realizar esas acciones automáticamente, las maneja usted mismo con solo el clic de un botón. Además, puede realizar muchas acciones al mismo tiempo.

Vaya a la pestaña HOME y consulte el cuadro quick Steps en esa sección de la cinta. Verá varias acciones como moverse a, responder y eliminar, y hacer.

Puede usar uno de los pasos rápidos preestablecidos seleccionándolo y completando los detalles necesarios. Por ejemplo, puede elegir Move to, elija la carpeta y opcionalmente marcar el correo electrónico como se lee. Seleccione save.

Luego, para usar el paso rápido en un correo electrónico en su bandeja de entrada, seleccione el mensaje y elija el paso rápido Move To.

Crea tu propio paso rápido

Si desea crear su propio paso rápido, solo lleva un minuto.

Paso 1 : Elija Create New en la sección Pasos rápidos de la cinta.

Paso 2 : Luego, nombre el paso rápido y use el cuadro desplegable para seleccionar la acción que desea. Para realizar más de uno, elija Add Action y seleccione el siguiente.

Paso 3 : Una vez que tenga todas las acciones que desee, elija finish.

Para usar el paso rápido cuando llegue un correo electrónico en su bandeja de entrada, seleccione el mensaje y haga clic en su nombre en el cuadro de pasos rápidos. También puede hacer clic con el botón derecho en el correo electrónico, moverse a Quick Steps y elegir el nombre del menú emergente.

Si desea realizar varias acciones en un correo electrónico a la vez, los pasos rápidos son un verdadero salvo de tiempo.

Para ver, editar o eliminar un paso rápido más tarde, vaya a Home> quick Steps> Manage Quick Steps.

Haga que los correos electrónicos estén explotados con formato condicional

Una herramienta más práctica de administración de bandejas de entrada en Outlook es el formato condicional. Con él, puede hacer que ciertos correos electrónicos que lleguen se destacen con un estilo de fuente específico, tamaño o color. Esta es una excelente manera de llamar su atención a los mensajes que más lo necesitan.

Paso 1 : Vaya a la pestaña view y seleccione view settings en el lado izquierdo de la cinta.

Paso 2 : Elija Condicional Formatting en la ventana emergente.

Paso 3 : Verá algunas reglas de formato condicionales predeterminadas ya configuradas para usted, como mensajes no leídos y correos electrónicos vencidos. Para crear el suyo, seleccione add.

Paso 4 : En la parte inferior de la caja, le da un nombre a su regla de formato condicional. Luego, elija el botón font para seleccionar el estilo, el tamaño y el color en el cuadro emergente posterior y elija OK.

Paso 5 : A continuación, elija el botón condition. Verá tres pestañas en el próximo cuadro emergente para configurar sus condiciones.

Mensajes *: Ingrese palabras clave, elija un desde o enviado a la dirección de correo electrónico, o elija un marco de tiempo. Más opciones : Seleccione una categoría, elija elementos que se lean o no se lean, tengan o no tengan archivos adjuntos, estén marcados con una prioridad u otra opción. Avanzado : Configure los criterios personalizados y elija los campos para las condiciones.

Paso 6 : Cuando termine, seleccione OK para guardar y cerrar los cuadros emergentes posteriores.

Ahora, verá esos correos electrónicos con las condiciones que eligió y la fuente que seleccionó POP, haciéndolos súper fáciles de detectar en su ráfaga de mensajes.

Para ver, editar o eliminar una regla de formato condicional más tarde, vaya a view> view settings> conditional Formatting.

Si está buscando una nueva forma de administrar sus correos electrónicos, Outlook ofrece estas características para ayudarlo a mantener su bandeja de entrada bajo control. Puede tomar unos minutos configurarlos, pero valdrá la pena el tiempo que ahorre más tarde.

Para obtener más información, eche un vistazo a cómo configurar una respuesta fuera de la oficina en Outlook.